Переезд офиса обычно связан с расширением штата, открытием новых направлений деятельности, желанием оптимизировать расходы на аренду или необходимостью перемен. В любом случае, это не просто смена адреса, а начало нового этапа в жизни компании.
Перед тем, как заказать услуги офисного переезда (сделать это можно например, тут www.davay-pereedem.com/ofisnyi-pereezd-kiev), необходимо правильно выбрать новое помещение, а иногда и подготовить его. Сегодня мы разберемся, как лучше это сделать.
На что обращать внимание при выборе офиса для переезда?
- Расположение и транспортная доступность. Офис должен находиться в удобной локации, до которой сотрудникам и клиентам будет комфортно добираться. Изучите транспортную инфраструктуру района, близость метро, остановок общественного транспорта, крупных магистралей.
- Тип и состояние здания. Оцените общее состояние объекта, год постройки, используемые материалы, планировки и высоту потолков. В идеале здание должно быть современным, технологичным, с презентабельными входными группами и местами общего пользования. Бизнес-центры класса А и В+ наиболее привлекательны для крупных компаний.
- Инженерные системы. Тщательно изучите качество и функционал вентиляции, кондиционирования, отопления, водоснабжения, электрических мощностей. Поинтересуйтесь резервными источниками питания, системами безопасности, пожаротушения. Все это напрямую влияет на бесперебойность бизнес-процессов.
- IT и телеком. Проверьте наличие современных систем телекоммуникаций, оптоволоконных линий, надежного высокоскоростного интернета с гарантированным каналом. Узнайте о возможностях масштабирования сетей и подключения дополнительных провайдеров.
- Естественное освещение и виды из окон. Хорошее естественное освещение снижает утомляемость, повышает продуктивность и улучшает самочувствие сотрудников. Виды из окон тоже не последнюю роль — психологически комфортнее, когда перед глазами приятный городской пейзаж или зеленые насаждения.
Как подготовить офисное помещение к переезду?
Чтобы переезд прошел быстро и не вызвал проблем:
- Сформируйте проектную команду. Назначьте ответственных за каждый участок работ — координацию ремонта, закупку мебели и техники, IT, логистику, коммуникации с сотрудниками. Выберите единого руководителя проекта. Распределите зоны ответственности, установите сроки и бюджеты.
- Продумайте планировку. На основе плана БТИ создайте несколько вариантов расстановки рабочих зон, кабинетов, мест общего пользования. Просчитайте необходимое количество рабочих мест с запасом на развитие.
- Проведите ремонтно-отделочные работы. Составьте детальную смету, выберите подрядчика. Контролируйте ход и качество работ. Во избежание конфликтов, заранее согласуйте все мероприятия с собственником и эксплуатирующими организациями.
- Закупите мебель и технику. Проведите инвентаризацию имущества, составьте список необходимого с учетом новой планировки. Анализируйте ассортимент, ценовые сегменты, условия поставок. Делайте выбор в пользу эргономичных, экологичных и энергоэффективных решений.
- Вовлекайте сотрудников. Регулярно рассказывайте о ходе подготовки, планируемых изменениях, датах и схемах переезда. Принимайте во внимание пожелания людей при выборе дизайна и планировке рабочих мест. Организуйте экскурсию по новому офису до переезда.
